Δέκα απλές συμβουλές για να είστε πιο παραγωγικοί

Η παραγωγικότητα συνδέεται με την αποτελεσματικότητα – το να κάνεις περισσότερα πράγματα, ταχύτερα και ευκολότερα.

Για να εκμεταλλευτείτε όσο περισσότερο γίνεται την ημέρα σας, εστιάστε στις ακόλουθες απλές συμβουλές:

1. Ξεκινήστε την ημέρα με λίγο χρόνο προετοιμασίας

Δείτε τα email και τα updates στα κοινωνικά μέσα που έχουν μαζευτεί από το προηγούμενο βράδυ. Στείλτε γρήγορες απαντήσεις έτσι ώστε οι άλλοι άνθρωποι να ξεκινήσουν να εργάζονται πάνω στα καθήκοντά τους. Προγραμματίστε τα πιο χρονοβόρα σας καθήκοντα. Και σβήστε το διαφημιστικό ή άλλο υλικό, και ό,τι είναι ασήμαντο.

2. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο που ξοδεύετε για να πάτε στη δουλειά για να ολοκληρώσετε κάποια συντονιστικά καθήκοντα

Δεν είναι καθόλου περίεργο να χρησιμοποιείτε τον χρόνο που πηγαίνετε στη δουλειά για να ολοκληρώσετε κάποια καθήκοντα έντασης εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να μιλήσετε με τους εξωτερικούς συμβούλους σας, να εξετάσετε την πρόοδο των πρότζεκτ που εκκρεμούν, και να δείτε εάν χρειάζονται βοήθεια. Μέχρι να φτάσετε στο γραφείο, θα έχετε μια σαφή εικόνα της κατάστασης.

3. Μειώστε τον χρόνο για συναντήσεις κατά 25 τοις εκατό

Σκεφθείτε πόσο χρόνο εξασφαλίζετε το μήνα εάν μειώσετε τη διάρκεια μίας μόνο συνάντησής σας ημερησίως από 60 σε 45 λεπτά!

4. Ορίστε τακτικά διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας

Δεν είναι παραγωγικό να πηγαίνετε από τη μία συνάντηση στην άλλη, καθώς κουράζεστε και χάνετε την εστίασή σας. Ορίστε τακτικά διαλείμματα. Και εάν μπορείτε, ρίξτε κι έναν υπνάκο για 10-20 λεπτά μετά το μεσημεριανό φαγητό σας.

5. Δουλέψτε από το σπίτι όταν μπορείτε

Όταν χρειάζεται να γράψετε ένα έγγραφο ή να ερευνήσετε ένα θέμα, η απομάκρυνση από το γραφείο μπορεί να βελτιώσει τον βαθμό συγκέντρωσής σας. Κάποιες εταιρείες ανακαλύπτουν, μάλιστα, ότι το να αφήσουν τους εργαζομένους τους να εργάζονται από το σπίτι έχει κι άλλα πλεονεκτήματα, όπως π.χ. ο μειωμένος χρόνος για μετακινήσεις, τα μικρότερα διαλείμματα για γεύματα, και λιγότερες αναρρωτικές άδειες.

6. Περιορίστε τον αριθμό των εργαλείων που χρησιμοποιείτε για πληροφορίες

Υπάρχουν απλά υπερβολικά πολλές διαθέσιμες εφαρμογές – email, εργαλεία microblogging όπως το Yammer, εργαλεία chat όπως το Lync, πλατφόρμες κοινωνικών μέσων όπως το Twitter και το LinkedIn, και λειτουργικά συστήματα όπως το SAP, το Oracle και το Salesforce. Βεβαιωθείτε ότι οι ειδοποιήσεις από κάθε εφαρμογή εμφανίζονται σε ένα μέρος.

7. Κλείστε τα αναδυόμενα παραθυράκια σε κινητές συσκευές και desktop

Μην αφήνετε τις εφαρμογές να διασπούν την προσοχή σας με εκνευριστικά αναδυόμενα μηνύματα. Κλείστε τα, τώρα. Και περιορίστε τον έλεγχο των email σε συγκεκριμένα χρονικά σημεία μέσα στην ημέρα.

8. Συζητήστε αντί να στέλνετε email

Σηκώστε το τηλέφωνο ή πηγαίνετε στο διπλανό γραφείο και μιλήστε απευθείας στους συναδέλφους σας. Και για άτομα που βρίσκονται μακριά, κάντε chat. Έτσι, μπορείτε να λύσετε γρήγορα τυχόν παρανοήσεις χωρίς να χάνετε χρόνο σε ατελείωτα email.

9. Μετατρέψτε τα μεγάλα προβλήματα σε μικρότερα, διαιρώντας τα

Αυτό θα μειώσει την αίσθηση του υπερβολικού φόρτου εργασίας και την αναβλητικότητα που συνδέεται με μεγάλα πρότζεκτ.

10. Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες ώστε να ελαχιστοποιήσετε τα λάθη

Οι λίστες ελέγχου (checklists) σας βοηθάνε πολύ, ιδιαίτερα όταν έχετε μεγάλο φόρτο εργασίας ή λειτουργείτε υπό πίεση χρόνου.